Od kiedy KSeF dla JDG: obowiązek, terminy i co zrobić

KSeF to centralna baza faktur prowadzona przez Ministerstwo Finansów. Faktura nie jest już plikiem PDF, który wysyłasz mailem: jest dokumentem XML o ustalonej strukturze, przyjętym przez system i opatrzonym unikalnym numerem KSeF.

System działa dwustronnie. Wysyłasz przez niego faktury sprzedażowe i przez niego odbierasz faktury od dostawców. Faktura zakupowa nie przychodzi już mailem: czeka na Ciebie w systemie.

Dla organów podatkowych KSeF oznacza wgląd w obrót w czasie zbliżonym do rzeczywistego. Dla przedsiębiorcy oznacza, że moment „wystawienia” faktury przestaje być czynnością wykonywaną w edytorze, a staje się zdarzeniem potwierdzonym przez system.

Harmonogram jest etapowy i zależy od wielkości sprzedaży, a nie od formy prawnej ani od statusu VAT. Jednoosobowa działalność nie ma z tego tytułu osobnej ścieżki, a zwolnienie z VAT, podmiotowe czy przedmiotowe, nie zwalnia z KSeF.

Zgodnie z aktualnym harmonogramem Ministerstwa Finansów kolejność jest następująca:

Lista jest krótsza, niż się wydaje, ale każdy punkt trzeba faktycznie odhaczyć: nie da się ich zrobić w dniu wejścia obowiązku.

Do KSeF logujesz się jako podatnik albo jako osoba czy program upoważniony przez podatnika. Osoba fizyczna prowadząca JDG ma w tym najprostszą sytuację: może uwierzytelnić się profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym i od razu ma pełne uprawnienia właścicielskie.

Token KSeF to długi ciąg znaków wygenerowany w systemie, który pozwala programowi księgowemu łączyć się z KSeF bez każdorazowego logowania człowieka. Token jest poświadczeniem dostępu do Twoich faktur, więc trzeba go traktować jak hasło: nie wysyłać mailem, nie trzymać w pliku tekstowym i unieważnić, gdy zmieniasz dostawcę oprogramowania.

Uprawnienia można nadawać zakresowo: osobno do wystawiania, osobno do odczytu. Jeśli współpracujesz z biurem rachunkowym, nadajesz mu uprawnienie w systemie, zamiast przekazywać własne dane logowania.

Zmienia się moment wystawienia. Do tej pory fakturą było to, co zapisałeś i wysłałeś klientowi. W trybie online datą wystawienia jest dzień przesłania faktury do KSeF; w trybie offline liczy się data wskazana w polu P_1, a fakturę dosyłasz do systemu w wymaganym terminie. Numer KSeF nadawany po przyjęciu dokumentu nie przesuwa daty wystawienia: wyznacza moment otrzymania faktury przez nabywcę (poza przypadkami udostępnienia faktury poza KSeF) i to on, a nie Twoja własna numeracja, identyfikuje dokument w obrocie.

Zmienia się też korygowanie. Korekta również przechodzi przez system i wiąże się z konkretnym numerem KSeF faktury pierwotnej, więc „poprawię i wyślę jeszcze raz” przestaje być opcją.

Twoja wewnętrzna numeracja faktur nie znika i nadal ma znaczenie porządkowe. Klientowi możesz nadal wysyłać wizualizację faktury w PDF, ale dokumentem w rozumieniu przepisów jest ta w KSeF.

KSeF obejmuje faktury w obrocie między firmami. Sprzedaż na rzecz konsumentów oraz paragony z kasy fiskalnej rządzą się osobnymi zasadami i nie wchodzą do systemu na tych samych warunkach.

Poza systemem pozostają też dokumenty, które fakturami nie są: noty księgowe, umowy, potwierdzenia przelewów. To istotne, bo KSeF bywa mylnie traktowany jak archiwum całej dokumentacji firmy.

Zakres wyłączeń jest jednym z elementów, które w toku wdrożenia były doprecyzowywane, więc szczegółowe przypadki brzegowe warto potwierdzać na stronach Ministerstwa Finansów, a nie w starszych poradnikach.