Czy JDG bez VAT też musi korzystać z KSeF?

Tak. Zwolnienie z VAT — podmiotowe (limit 200 000 zł) czy przedmiotowe — nie zwalnia z KSeF. Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek obejmuje pozostałych przedsiębiorców, w tym podatników zwolnionych z VAT. Jedyne odroczenie to okres przejściowy do 31 grudnia 2026 roku dla sprzedaży udokumentowanej fakturami objętymi obowiązkiem KSeF do 10 000 zł brutto miesięcznie (nie licząc m.in. faktur konsumenckich i sprzedaży z kasy fiskalnej). Niezależnie od własnej daty granicznej, faktury zakupowe od kontrahentów już objętych obowiązkiem KSeF trafią tam wcześniej — dostęp do systemu przydaje się przed nią.

Czy po wejściu KSeF mogę dalej wysyłać klientowi PDF?

Możesz wysłać klientowi wizualizację faktury, na przykład w PDF, dla wygody. Dokumentem w rozumieniu przepisów jest jednak faktura ustrukturyzowana w KSeF, opatrzona numerem KSeF, a nie plik przesłany mailem.

Co się dzieje, gdy KSeF jest niedostępny?

Przepisy przewidują tryb pracy offline i awaryjny, w którym fakturę wystawia się poza systemem i przesyła do KSeF po przywróceniu dostępności, w wyznaczonym terminie. Warto sprawdzić, czy Twój program obsługuje ten tryb automatycznie, zanim awaria faktycznie nastąpi.

Czym jest numer KSeF i czy zastępuje moją numerację faktur?

Numer KSeF to identyfikator nadawany przez system w momencie przyjęcia faktury. Nie zastępuje Twojej wewnętrznej numeracji, która nadal porządkuje dokumenty, ale to on identyfikuje fakturę w obrocie i to do niego odwołują się korekty.

Czy mogę dać biuru rachunkowemu dostęp do moich faktur w KSeF?

Tak, i jest to właściwa droga. W systemie nadaje się uprawnienia konkretnemu podmiotowi lub osobie, w wybranym zakresie. Przekazywanie własnego tokenu albo danych logowania nie jest do tego potrzebne i niepotrzebnie zwiększa ryzyko.

Jak przygotować dane kontrahentów przed startem?

Najważniejsze są poprawne numery NIP, bo faktura ustrukturyzowana identyfikuje strony po numerze. Braki i literówki w NIP, które przy fakturze PDF przechodziły niezauważone, w KSeF zatrzymują dokument.

KSeF dla JDG — od kiedy obowiązek i co trzeba zrobić

KSeF dla JDG — od kiedy obowiązek i co trzeba zrobić KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to rządowa platforma, przez którą przechodzą faktury ustrukturyzowane w formacie XML. Zgodnie z harmonogramem Ministerstwa Finansów obowiązek wystawiania faktur w KSeF wchodzi etapami: od 1 lutego 2026 roku obejmuje podatników o największej sprzedaży, a od 1 kwietnia 2026 roku pozostałych przedsiębiorców — również tych zwolnionych z VAT. Do końca 2026 roku obowiązuje jeszcze okres przejściowy dla sprzedaży udokumentowanej fakturami objętymi KSeF do 10 000 zł brutto miesięcznie. Dla JDG oznacza to, że fakturę objętą obowiązkiem KSeF wystawiasz w swoim programie i wysyłasz do systemu — w trybie online datą wystawienia jest dzień przesłania, a nie moment nadania numeru KSeF. Przejdź do strony głównej Bookeper.